Chatbot für Immobilienmakler und Hausverwaltungen
Ein Immobilien-Chatbot beantwortet auf der Website eines Maklers oder einer Hausverwaltung wiederkehrende Fragen von Interessenten, Eigentümern und Mietern, etwa zum Ablauf einer Besichtigung, zu benötigten Unterlagen, Provision oder Erreichbarkeit. Ernsthafte Anfragen nimmt er mit Kontaktdaten auf, damit das Büro gezielt zurückrufen kann.
- DSGVO-konform nutzbar
- In Deutschland gehostet
- In 5 Minuten eingerichtet
Von Benjemin Braun, Gründer von Chatlotse
Zuletzt aktualisiert am 27.09.2026
Viele Anfragen, wenig Zeit: typische Fragen im Maklerbüro und in der Verwaltung
Im Maklerbüro und in der Hausverwaltung wiederholen sich die Fragen von Interessenten und Mietern fast täglich, oft abends oder am Wochenende. Ein KI-Chatbot für Makler und Hausverwaltungen beantwortet diese Standardfragen direkt auf Deiner Website, mit den Inhalten, die Du hinterlegst. Wie das im Kundenkontakt allgemein hilft, zeigt die Seite Kundenservice-Chatbot.
Fragen zum Objekt
Wohnfläche, Zimmerzahl, Baujahr, Energieausweis oder Nebenkosten: Angaben, die im Exposé stehen und trotzdem einzeln nachgefragt werden.
Anfragen nach Feierabend
Interessenten schreiben oft abends oder am Wochenende, wenn im Büro niemand erreichbar ist. Der Chatbot antwortet trotzdem sofort.
Fragen zu Unterlagen
Welche Unterlagen für eine Besichtigung oder einen Mietvertrag nötig sind, zum Beispiel Einkommensnachweis oder Ausweiskopie.
Mieteranliegen in der Verwaltung
Nebenkostenabrechnung, zuständiger Ansprechpartner oder Erreichbarkeit außerhalb der Sprechzeiten.
Interessenten vorqualifizieren: Kontaktdaten und Anliegen aufnehmen
Statt nur eine Telefonnummer anzuzeigen, fragt der Chatbot auf Wunsch direkt im Gespräch nach Name und Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Im Gesprächsverlauf siehst Du dann auch, um welches Objekt es geht.
So hast Du auch bei Anfragen vom Abend oder Wochenende am nächsten Morgen eine Rückrufnummer statt nur einer offenen Frage. Kontaktdaten abfragen gehört in jedem Tarif zum Funktionsumfang, ebenso die E-Mail bei einem Kontaktwunsch. Wie Du diese Benachrichtigungen einstellst, zeigt die Doku-Seite Konto und Benachrichtigungen.
Im Tarif PREMIUM landen alle Gespräche zusätzlich im Postfach. Dort ergänzt Du interne Notizen zum Interessenten und exportierst alle Gespräche als CSV, praktisch für die Übergabe an einen Kollegen. Da im Chat auch personenbezogene Daten wie Name und Telefonnummer verarbeitet werden, lohnt sich zusätzlich ein Blick in den Ratgeber DSGVO-konformer Chatbot. Das ist eine Hilfestellung, keine Rechtsberatung.
Was der Chatbot beantwortet und was beim Menschen bleibt
Ein Chatbot ersetzt keinen Makler und keine Hausverwaltung, er nimmt nur die immer gleichen Standardfragen ab. Diese Übersicht zeigt, wo die Grenze verläuft:
| Anliegen | Wer antwortet |
|---|---|
| Wohnfläche, Zimmerzahl, Baujahr, Energieausweis | Chatbot, aus den hinterlegten Objektdaten |
| Ablauf einer Besichtigung, nötige Unterlagen | Chatbot |
| Verfügbare Besichtigungstermine, Terminvereinbarung | Mensch, Chatbot nimmt Kontaktwunsch und Wunschtermin auf |
| Höhe der Provision, Verhandlungsspielraum | Mensch, Chatbot kann allgemeine Hinweise geben, wenn hinterlegt |
| Stand einer Bewerbung oder Zusage | Mensch |
| Individuelle Vertragsfragen, Sonderregelungen | Mensch |
Findet der Chatbot keine sichere Antwort, sagt er das und leitet die Anfrage an Dich weiter, auf Wunsch mit den Kontaktdaten des Interessenten. Eine Übernahme des Chats durch einen Mitarbeiter in Echtzeit gibt es nicht. Stattdessen bekommst Du eine E-Mail-Benachrichtigung, und Besucher erreichen Dich über Kontakt-Buttons für WhatsApp, E-Mail oder Telefon direkt im Chatfenster.
Objekt- und Ablauf-Infos hinterlegen
Damit der Chatbot überhaupt etwas zu einem Objekt sagen kann, brauchst Du eine Wissensbasis. Der einfachste Weg sind FAQ-Einträge mit Frage und Antwort, die in jedem Tarif zur Verfügung stehen, zum Beispiel zu Wohnfläche, Nebenkosten oder zum Ablauf einer Bewerbung. Der Einrichtungs-Assistent analysiert beim Start einmal Deine Website und schlägt dafür passende FAQ vor, die Du übernehmen oder anpassen kannst. Gute Einträge für den Start sind zum Beispiel:
- Maklerbüro: „Wie läuft eine Besichtigung ab?“, „Welche Unterlagen brauche ich für die Bewerbung?“, „Wie hoch ist die Provision?“, „Wann ist das Büro erreichbar?“
- Hausverwaltung: „Wen erreiche ich bei einem Schaden in der Wohnung?“, „Wann kommt die Nebenkostenabrechnung?“, „Wie melde ich einen Mieterwechsel?“, „Wie sind die Sprechzeiten?“
Die Antworten schreibst Du selbst, passend zu Deinem Büro. Der Chatbot erkennt auch anders formulierte Fragen mit gleicher Bedeutung.
Im Tarif PREMIUM kommen zusätzlich Unternehmenswissen als Freitext und Dokumente hinzu. So lädst Du Exposés, Grundrisse oder Ablaufbeschreibungen als PDF, DOCX, TXT oder CSV hoch, bis zu fünf Dateien mit je 12 MB, und der Chatbot beantwortet Fragen direkt daraus. Wie Du FAQ, Wissen und Dokumente einrichtest, zeigt die Doku-Seite Wissen einrichten. Wichtig: Halte die Objektangaben aktuell, sobald sich Preis, Verfügbarkeit oder Ausstattung ändern, sonst antwortet der Chatbot mit veralteten Informationen.
Verwaltest Du mehrere Bereiche auf einer Website, etwa einen öffentlichen Teil und einen internen Mieterbereich, legst Du über die Seiten-Sichtbarkeit fest, auf welchen Seiten der Chat überhaupt erscheint, zum Beispiel nur im Mieterbereich oder überall außer auf dem Bewerbungsformular. Das funktioniert in allen Tarifen.
Beispiel-Dialog: Frage zur Besichtigung am Abend
So könnte ein Gespräch auf der Website eines Maklerbüros ablaufen, wenn das Büro eine FAQ zur Wohnung und zum Besichtigungsablauf hinterlegt hat:
- Ein Interessent schreibt um 20:15 Uhr: „Ist die 3-Zimmer-Wohnung in der Musterstraße noch frei, und kann ich sie am Wochenende besichtigen?“
- Der Chatbot findet die hinterlegten Einträge und antwortet: „Besichtigungen finden in der Regel samstags statt und dauern etwa 30 Minuten. Ob die Wohnung noch frei ist und welcher Termin passt, klärt das Büro gern persönlich mit Dir. Magst Du mir Deinen Namen, Deine Telefonnummer und Deinen Wunschtermin nennen? Dann meldet sich das Team bei Dir.“
- Der Interessent nennt Name, Telefonnummer und „am liebsten Samstagvormittag“.
- Das Büro bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung zum Kontaktwunsch und ruft am nächsten Werktag zurück, um den Termin abzustimmen.
Der Interessent muss nicht bis zum nächsten Werktag auf eine erste Antwort warten, und im Büro liegt eine Anfrage mit Kontaktdaten vor, sobald jemand Zeit hat, sich darum zu kümmern. Eine feste Terminbuchung oder eine Anbindung an ein Kalender- oder Maklerverwaltungssystem gibt es dabei nicht, das Nachfassen bleibt bewusst bei Deinem Team.
Einrichtung und Kosten (netto)
Nach der Registrierung bestätigst Du Deine E-Mail-Adresse. Wir prüfen jedes Konto persönlich. Werktags bist Du meist nach wenigen Stunden freigeschaltet. Dann führt Dich der Einrichtungs-Assistent durch den Start: Website-Adresse eintragen, Vorschläge für Firmenname, Begrüßung und FAQ übernehmen oder anpassen, Code-Zeile einbauen oder das WordPress-Plugin verbinden. Die eigentliche Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Ein eigenes Immobilien-Modul gibt es nicht, die passenden Inhalte hinterlegst Du selbst über FAQ, Wissen und Dokumente.
Der Tarif SMART kostet 47 € netto im Monat, mit bis zu 500 Nachrichten im Monat und bis zu 50 FAQ-Einträgen. Für Exposés als Dokument, Unternehmenswissen, eigenes Design und das Postfach mit allen Gesprächen brauchst Du den Tarif PREMIUM für 97 € netto im Monat, mit bis zu 2.000 Nachrichten im Monat und bis zu 100 FAQ-Einträgen. Jährlich gebucht gibt es dauerhaft 25 % Rabatt: 423 € netto im Jahr für SMART und 873 € netto im Jahr für PREMIUM. Beide Tarife sind monatlich kündbar und kommen ohne Einrichtungsgebühr aus.
Du testest 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Im Test sind Design, Statistik und Postfach bereits freigeschaltet. Dokumente und Unternehmenswissen gibt es erst im gebuchten Tarif PREMIUM, für den Test hinterlegst Du Deine Objekt-Infos also als FAQ.
Du vergleichst gerade mehrere Anbieter? Die Seite Chatbot-Anbieter aus Deutschland zeigt, worauf es bei Serverstandort, Datenschutz und Vertrag ankommt. Was ein Chatbot allgemein für Dein Büro leisten kann, steht unter Chatbot für Dein Unternehmen.
Häufige Fragen
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